10 vanligaste misstagen avseende styrelsens ansvar i en bostadsrättsförening

Att bo i bostadsrättsförening ger de boende möjlighet att ha större inflytande över sitt boende utan att behöva bära hela ansvaret själva. Du bor också till självkostnadspris. Istället för att en hyresvärd ska tjäna pengar på dig går dina avgifter till föreningen och är därmed till nytta för dig.

Idealt ger en bostadsrättsförening också mervärden i form av god granngemenskap, ett litet “community” där man trivs tillsammans och ställer upp när grannen behöver låna en skruvmejsel eller hjälp med att sopa bort snö från bilen. Hur framgångsrik en förening är både när det gäller ekonomin och gemenskapen beror till stor del mycket på hur bra styrelsen sköter sitt arbete. Särskilt i mindre och mellanstora föreningar där det inte sedan tidigare finns väl inarbetade rutiner för hur arbetet ska bedrivas begås det dock tyvärr många misstag. Här följer 10 av de vanligaste misstagen avseende styrelsens ansvar i bostadsrättsföreningar.

• Save

1. Styrelsen har ett felaktigt antal ledamöter

En bostadsrättsförening är en typ av ekonomisk förening och regler för hur beslut ska fattas återfinns i lagen om ekonomiska föreningar i kombination med regler i bostadsrättslagen. Enligt dessa regler ska styrelsen ha minst tre ledamöter, varav minst två ska tillsättas genom val på stämman. Alla ledamöter måste vara medlemmar i föreningen om inte föreningens stadgar tillåter något annat eller det handlar om en make/maka till en medlem. Det går också att ha arbetstagarrepresentanter för det fall föreningen t.ex. har en anställd vaktmästare. Utöver ordinarie ledamöter är det lämpligt med ett antal suppleanter som kan träda i de ordinarie ledamöternas ställe om dessa av någon anledning är frånvarande. Detta gäller både om en ledamot inte kan ställa upp på ett visst möte eller om denne säljer sin bostadsrätt och ska flytta från föreningen.

I en styrelse ska en ledamot väljas till ordförande (styrelsen väljer normalt själv vem), en ledamot ska vara kassör och en sekreterare. Styrelsen är beslutsför, d.v.s. kan fatta gällande beslut, om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Om en styrelse är fler än det föreskrivna minimiantalet tre ledamöter undviker man situationer som att föreningens eldsjälar (ordförande och hennes son som är sekreterare i styrelsen) fattar alla beslut själva eller fattar beslut där de uppenbart är jäviga. Å andra sidan kan en för stor styrelse göra arbetet tungrott. Det gäller att anpassa antalet ledamöter utifrån varje enskild bostadsrättsförenings storlek och övriga förutsättningar.

Vi kan hjälpa er förening med att se över era stadgar om ni vill ändra antalet ledamöter/suppleanter som er förening ska ha. Om ni t.ex. har i era stadgar att ni ska vara minst 7 ledamöter i styrelsen, innebär detta att 4 personer måste närvara på varje möte för att styrelsen ska vara beslutsför. Detta kan innebära onödiga förseningar i handläggningen.

Vi kan också hjälpa er med att kalla till (och hålla i) extrastämma om några i styrelsen flyttat eller avgått så att ni inte längre uppfyller kraven på antalet ledamöter enligt era stadgar. Ni får då hjälp att förbereda er inför stämman och en av våra jurister ser till att alla beslut fattas på rätt sätt.

• Save

2. Styrelsen fattar beslut som borde tas på stämma och vice versa

Gränsdragningen mellan vad som faller innanför ramarna för styrelsens befogenhet och vilka beslut som ska fattas på en stämma är ett av de områden där det begås mest misstag. Vissa styrelser vill gärna bestämma allt själva och fattar beslut som är utanför deras befogenhet medan andra styrelser skyggar iväg från ansvar och med glädje hänskjuter alla frågor, stora som små, till föreningsstämman för beslut. Man bör givetvis undvika att arbetet blir tungrott utan ska vara beredd på att ta in medlemmar utanför styrelsen vid behov i arbetet. Man måste också undvika att styrelsen helt bakbinds av stämmobeslut som hindrar vanligt styrelsearbete.

I en bostadsrättsförening ansvarar styrelsen för den löpande förvaltningen medan större beslut ska tas på stämma. Beslut som innebär väsentliga förändringar av föreningens byggnader och mark, beslut om ändringar av insatser, beslut om stadgeändringar och beslut om att föreningens verksamhet ska utvidgas på något sätt måste alltid tas på stämma. Vill en bostadsrättsförening t.ex. bygga om en vindsvåning till två lägenheter för uthyrning är detta ett sådant beslut som ska tas på en föreningsstämma. Att notera är vidare att stämman är det ställe där motioner från medlemmar ska tas upp. Har man som medlem större förslag eller synpunkter som inte direkt rör den löpande förvaltningen bör man alltså inte ta det i förbifarten när man råkar åka hiss med föreningens ordförande utan ta upp det i riktigt ordning på en föreningsstämma.

Vad ingår då i den löpande förvaltningen? Vad kan styrelsen själv fatta beslut om? Ganska mycket faktiskt. Styrelsens ansvar är ganska långtgående och av det följer också befogenheten att fatta beslut. Styrelsen representerar bostadsrättsföreningen och har ansvar både mot medlemmarna och som fastighetsägare gentemot myndigheter och hyresgäster. Har föreningen anställda är det också styrelsen som har arbetsgivaransvaret. De ansvarar för fastigheten och alla dess funktioner vilket inte bara innebär att det ska skottas och sandas utan t.ex. också innebär att man måste vara insatt i olika skyddslagstiftningar som gäller för fastighetsägare som miljölagstiftning, brandföreskrifter m.m. Det finns många egenkontroller som måste göras med jämna mellanrum, exempelvis kontroller av hissar och ventilation. Att ha en så kallad underhållsplan rekommenderas d.v.s. ett dokument med nedskrivna rutiner för vad som behöver göras för att möta alla de krav som gäller. Styrelsen är också ansvarig för föreningens ekonomi vilket innebär att de ska se till att föreningen har en god ekonomi. Varje år måste en budget sättas upp och sedan i slutet på året en årsredovisning och andra dokument som behövs för revision. Sist men inte minst, så är de ansvariga för den allmänna trivseln och ska se till att ordningsregler i stadgarna följs och att medlemmar uppmuntras att dyka upp på städdagar och på annat sätt engagera sig i föreningen.

En vanlig uppgift för oss är att hjälpa styrelser att navigera vilka beslut som ska fattas på föreningsstämma och med vilken majoritet. Det går inte att ”spela säkert” och ta alla beslut på stämma eftersom detta kan generera felaktiga konsekvenser i sig. Vad händer t.ex. om stämman röstar nej till nödvändigt underhåll som föreningen är skyldig att utföra? I så fall får styrelsen ett problem då de personligen ansvarar för förvaltningen av fastigheten.

• Save

3. Styrelsen följer inte röstningsreglerna

Som ovan nämns ska en styrelse enligt lag ha minst tre, men gärna fler, ledamöter. För att en styrelse ska kunna vara beslutsför måste fler än hälften av alla ledamöter vara närvarande. En styrelse på tre skulle alltså kunna fatta beslut med bara två närvarande ledamöter. För beslut gäller så kallad enkel majoritet det vill säga den sida som har flest röster vinner. Är det lika antal röster har ordföranden utslagsrösten. Rent teoretiskt är det därför möjligt att ordförande och en ledamot kan fatta bindande beslut, trots att både den tredje medlemmen och suppleanten ligger i vinterkräksjuka. Och detta utan att bryta mot röstningsreglerna. Detta är kanske inte en särskilt vanlig situation, men illustrerar hur viktigt det är att ha en väl övervägd storlek på styrelsen inte bara för att fördela arbetsbörda och ansvar utan också för att motverka maktmissbruk.

Mer vanligt är att styrelsen inte följer röstningsreglerna och därför fattar beslut med för få antal ledamöter närvarande. Kanske av okunskap, kanske för att man känner att det inte finns tid att vänta med ett beslut. Dessutom, enligt reglerna är en styrelse inte beslutsför även om fler än hälften av medlemmarna är närvarande om inte samtliga ledamöter haft tillfälle att delta i ärendets behandling och fått tillräckligt underlag för att avgöra ett ärende. Detta innebär alltså att det inte är tillåtet att ta upp ett ärende för allra första gången och direkt fatta beslut om inte alla ledamöter är närvarande.

Vi bistår ofta styrelser i hanteringen av olika beslut. Det kan gälla dels frågor om jäv i styrelsen och dels om hur en viss fråga bör handläggas. Hur gör man om styrelsen inte kommer överens i en viss fråga? Och hur bör man lämpligast formulera besluten?

• Save

4. Styrelsen för inte detaljerade protokoll

Enligt reglerna i lagen om ekonomiska föreningar måste man alltid föra protokoll på styrelsemöten och dessa ska sedan justeras (skrivas under) av ordföranden. Eftersom de kan innehålla känsliga uppgifter om enskilda medlemmar är de dock inte offentliga. Du som enskild medlem har alltså inte rätt att ta del av styrelseprotokoll om detta inte står särskilt inskrivet i föreningens stadgar. Bostadsrättsföreningens revisor har dock alltid rätt att läsa alla protokoll och eventuella oegentligheter bör alltså komma fram genom revisionen. Eftersom revisionen ska ligga till grund för styrelsens ansvarsfrihet är det mycket viktigt att alla beslut dokumenteras noggrant. Inte sällan ställer oklara formuleringar i protokoll till med problem. Vad var det egentligen som beslutades?

Vi kan hjälpa er med råd avseende hur olika beslut bör dokumenteras. Detta är särskilt viktigt om styrelsen ger en enskild ledamot mandat att beställa något för föreningens räkning. Om en person t.ex. ska upphandla en fönsterrenovering, behöver det dokumenteras t.ex. vilket pris som föreningen har godkänt men också flera andra aspekter kan vara centrala. Exempelvis vilket bolag beställningen ska göras från, när arbetena ska utföras, vem som sköter avisering och information till medlemmarna m.m.

• Save

5. Styrelsen gör misstag i jävssituationer

Enligt dessa får en styrelseledamot inte vara med och rösta i frågor som rör honom/henne själv eller någon närstående, vilket också innefattar arbetsgivare och eventuella andra föreningar en ledamot kan vara engagerad i. Man talar om andra parter som ledamoten kan ha ett väsentligt intresse i. Det är ganska självklart att en medlem vars svåger driver en liten målerifirma inte kan vara med och fatta beslut om att ge sin svågers firma entreprenad på att måla om fasaden men många styrelser missar att förbudet också innebär att ledamoten inte får vara med under förberedelserna och diskussionen runt ärendet. Det räcker alltså inte att ledamoten avstår från att rösta utan det är heller inte tillåtet att den sitter med och kritiserar alla de andra offerterna. Är man osäker på en jävssituation är det bättre att avstå än att chansa så att inte beslutet kan ifrågasättas vid ett senare tillfälle.

• Save

6. Styrelsen tar inte tillräckligt ansvar för det löpande underhållet

Att sköta det löpande underhållet av fastigheten är en av de mest framträdande uppgifterna för styrelsen. Att det inte sköts är också ett av de vanligaste förekommande klagomålen från medlemmar. Är det inte sandat och det hänger istappar från taket som kan ramla i huvudet på både medlemmar och andra som passerar förbi så är det styrelsens ansvar – inte de enskilda medlemmarnas – att ringa till fastighetsförvaltaren och se till att det blir gjort. Detta följer av fastighetsägaransvaret men även här handlar det självklart om rimliga gränser. Så länge inte ordföranden också jobbar som vaktmästare för föreningen går det knappast att kräva att ordföranden själv ska krypa ut på taket och rensa bort istapparna.

Här är det viktigt att det finns rutiner i föreningen avseende underhåll med en underhållsplan som uppdateras med jämna mellanrum.

• Save

7. Styrelsen hanterar inte störningar

Att se till att regler i stadgar följs och att vissa boenden inte stör andra medlemmar är ytterligare en av de viktigaste uppgifterna för styrelsen. Detta är kanske den del av styrelsejobb som känns tråkigast men det är styrelsen ansvar att se till att hantera störningar. Det är också styrelsen som har medel till hands, i sista hand förverkande av en bostadsrätt, att hantera medlemmar och även hyresgäster som inverkar negativt på övriga boende.

• Save

8. Styrelsen förstår inte hur långtgående det ekonomiska ansvaret är

Som nämnts är det styrelsen som ansvarar för bostadsrättsföreningens ekonomi. Detta ansvar innefattar bl.a. att se till att alla rättsförhållanden som föreningen ingår är väl reglerade. Skulle styrelsen (med undantag för jäviga ledamöter) ha beslutat att kassörens svåger ska få uppdraget att måla om fasaden så räcker det i dagens läge inte med en offert och ett fast handslag. Det är styrelsens ansvar att i alla lägen skydda föreningens intressen genom att ha väl skrivna avtal med alla föreningens uppdragstagare. Har bostadsrättsföreningen dessutom arbetsgivaransvar eller det finns hyresgäster uppkommer än fler juridiskt komplicerade situationer, vilka kan få långtgående effekter på en bostadsrättsförenings ekonomi.

• Save

9. Styrelsen beviljas ansvarsfrihet trots att grund för stämning finns

Varje år ska beslut om ansvarsfrihet fattas på bostadsrättsföreningens stämma. Vad många föreningar inte inser är att om styrelsen beviljas ansvarsfrihet förlorar man normalt också möjligheten att kräva skadestånd för de ekonomiska skador som en styrelse kan ha åsamkat föreningen. Viktigt att notera är det går bra att ge alla utom vissa styrelseledamöter ansvarsfrihet, även om man normalt brukar ta ställning till hela styrelsekollektivet. En minoritet av minst 10 procent av de röstberättigade medlemmarna kan förhindra att en styrelse får ansvarsfrihet. Frågan om ansvarsfrihet handlar dock inte om allmänt missnöje, utan det ska verkligen handla om att styrelsen agerat i strid mot regler i stadgar, avtal eller lagstiftning.

• Save

10. Bostadsrättsföreningen får ingen ersättning eftersom ingen stämmer styrelsen

Nekad ansvarsfrihet är dock bara ett första steg på vägen mot en eventuell rättstvist i domstol och möjligheterna till ekonomisk kompensation kräver en skadeståndsprocess där det behöver visas att föreningen lidit skada av styrelsens beslut och agerande. Detta måste i de flesta fall ske inom ett år från att ansvarsfrihet inte beviljats. Att få ekonomiskt skadestånd av lekmannastyrelser i bostadsrättsföreningar har visat sig vara ganska svårt och i detta läge bör du som medlem anlita en duktig advokat eller jurist.

Det faktum att en styrelsemedlem kan bli personligt ansvarig för beslut som man fattat som ledamot i en bostadsrättsförenings styrelse avskräcker många från att vilja ställa upp. Att ha löpande stöd av en bostadsjurist, ett rimligt stort arvode samt en bra rättsförsäkring för sin styrelse är därför något som kan underlätta rekryteringen.

• Save